Hóa đơn là chứng từ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào, chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Đặt in hóa đơn là nhu cầu thiết yếu, đòi hỏi sự chính xác, bảo mật và tuân thủ quy định của pháp luật.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy trình, tiêu chuẩn, cũng như những điều cần lưu ý khi đặt in hóa đơn, giúp doanh nghiệp lựa chọn được đơn vị in ấn uy tín và phù hợp.
Tổng quan về in hóa đơn
Các loại hóa đơn phổ biến
- Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Dùng cho các doanh nghiệp đăng ký kinh doanh theo phương pháp khấu trừ thuế.
- Hóa đơn bán hàng: Dùng cho các doanh nghiệp đăng ký kinh doanh theo phương pháp trực tiếp hoặc các hộ kinh doanh cá thể.
- Hóa đơn điện tử: Là hình thức hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý trên hệ thống điện tử.
Quy định pháp luật về in hóa đơn
- Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng và đặt in hóa đơn tại các cơ sở in ấn được Tổng cục Thuế cấp phép.
- Hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định như: tên, địa chỉ doanh nghiệp, mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị,…
- Hóa đơn phải được in bằng tiếng Việt, sử dụng chữ số Ả Rập, đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam.
mẫu hóa đơn giá trị gia tăng
Quy trình đặt in hóa đơn
- Lựa chọn cơ sở in ấn: Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ lưỡng và lựa chọn cơ sở in ấn uy tín, có giấy phép hoạt động, kinh nghiệm và năng lực in ấn hóa đơn.
- Cung cấp thông tin: Cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin về doanh nghiệp, mẫu hóa đơn, số lượng, yêu cầu in ấn,…
- Thiết kế và duyệt mẫu: Phối hợp với bộ phận thiết kế của cơ sở in ấn để thiết kế hoặc chỉnh sửa mẫu hóa đơn theo yêu cầu.
- Ký kết hợp đồng: Sau khi thống nhất về mẫu mã, giá cả, tiến độ in ấn, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng.
- Theo dõi và nhận hàng: Theo dõi tiến độ in ấn và nhận hóa đơn đúng hẹn, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhận hàng.
quy trình in hóa đơn
Các yếu tố kỹ thuật cần lưu ý khi in hóa đơn
Chất liệu giấy
- Giấy in hóa đơn thường là giấy Ford có định lượng từ 60 – 80gms, đảm bảo độ bền, khó rách, không bị nhòe mực.
- Đối với hóa đơn cần lưu trữ lâu dài, có thể lựa chọn giấy định lượng cao hơn hoặc giấy Carbonless (giấy tự in).
Kỹ thuật in
- Công nghệ in offset: Thường được sử dụng để in hóa đơn với số lượng lớn, cho chất lượng hình ảnh sắc nét, màu sắc đồng đều.
- Công nghệ in flexo: Phù hợp để in ấn trên nhiều loại chất liệu, kể cả giấy Carbonless, thường được sử dụng để in hóa đơn nhiều liên.
Thiết kế và gia công
- Thiết kế bố cục hợp lý, khoa học, dễ dàng theo dõi thông tin.
- Sử dụng font chữ rõ ràng, dễ đọc.
- Có thể gia công sau in như: đóng số nhảy, bế răng cưa, cắt xén, đóng cuốn,…
